Bestyrelsesmøde 10-01-2018

Referat af bestyrelsesmøde D. 10-01-2018

 

Tilstede: Maria T, Maria I, Ole, Helle, Søren, Jacob, Martin og Sille.  

Pkt. 1 Godkendt referat

Pkt. 2 Michelle bruger mere strøm

Pkt. 3 Der er et problem med et barn på et af Maria Iversens hold, vi har snakket om at hvis det kunne være muligt at få hende flyttet over på et to mandshold, så det ikke går ud over de andre når Maria har problemer med barnet. Prisen vil stige på undervisningen.

 

Pkt. 4 Vi har snakket om at lave et arrangement en gang om måneden ”Ring og spring” Hvor man kan tage egen hest og underviser med og springe. Pris pr. omgang er 30 kr. Pengene går til klubkassen.  Der skal være en tilstede og der skal aftales tid.

Fælles spisning?

Karisma bruges til nogle undervisninger, for lån af Karisma betales 50 kr. pr. undervisning til Emmas far

Sparekassen Vendsyssel              Søge om sponsorat til ny elevhest

Cecilias mand (Fonde)

 

Pkt. 5 De behøver ikke være medlem af klubben, bare der bliver betalt ride hus gebyr. 

Når man skal modtage privat undervisning skal man skrive på Facebook siden hvilke tidspunkter man skal have undervisning, så andre ikke modtager undervisning samme tid.

 

Pkt. 6 Jacob afholder MUS samtaler.

Vi andre fra bestyrelsen, skal komme med ris og ros på en mail til Jacob omkring undervisere

 

Pkt. 9 Der afholdes 4 stævner om året.

-          2. juni

-          25 August

-          24 november

-          10 februar

Pkt. 10 Fastelavns/sponsorstævne. 10 februar. (underviserne kommer med tilbage melding om de kan den dato)  

Pkt. 11 Ingen ny kontrakt

Pkt. 13 Søren og Jacob stiller ikke op.

Vi skal evt. have spurgt Trille og Cecilia.

Pkt. 14 Ferieplanen laves over skolernes ferie (Jacob laver ferieplanen)

Pkt. 15

-           Førstehjælpskasse fra Biltema til 149kr. skal anskaffes.

-          Maria løn for det kvarter hun kommer før.

-          28. januar holdes petanquestævne i ridehallen, Jacob, Maria T, Annette og Martin bager boller. (160 boller 40 stk. pr. mand) 

Bestyrelsesmøde 04-04-2018

Referat af bestyrelsesmøde D. 4/4

 

Tilstede: Helle K, Helle A, Trille, Martin, Maria T, Sille.

 

Siden sidst:

Helle orienterer om samlet overskud fra sponorstævnet på kr 10313,75. Året sponsorrytter blev Maria Thimm med sponorat på 1700 kr. Der er takket for deltagelsen på hjemmesiden og på Facebook.

Trille og Helle har tilmeldt sig Indsjæleakademiet den 9/4 omhandlende den gode ansøgning til diverse puljer og fonde.

 

 

Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden.

-          Vi snakkede om at dagsorden var forlang, i forhold til at den var 6 sider lang, det skal opstilles i punktform.

 

-          Vi snakkede også om at medlemmer på Vilsbæk skal have muligheden for at komme med nogle ting som vi skal have på vores dagsorden, til vores møder. Der bliver hængt en seddel ovre i stalden hvor folk kan skrive på. Der skal også laves et Facebook opslag 14 dage før, så folk kan byde ind med ting.

 

-          Vi skal orientere folk om hvad vi snakker om ved at skrive på Facebook at nu har vi lagt et referat op på vores hjemmeside.

 

-          Referatet skal godkendes af alle medlemmer, inden det bliver sendt ud.

 

Pkt. 2

-          a)       Sille Lykke Jensen fortsætter med sekretær posten

 

-          b)       Vi har i bestyrelsen besluttet at vi skal have møde en gang om måneden, de næste møder bliver datoerne: 30/4, 7/6, 13/8, 19/9.

 

-          c)       Vi eniges om at det er vigtigst at komme i dybden med punkterne, således et punkt kan afsluttes.

 

-          d)      Ole inviteres med til møderne såfremt at det er relevant.

 

-          e)       Der her ikke været i junior udvalg på VBRK i mange år. Det vurderes at der pt ikke er medlemmer i klubben som kunne være interesserede heri. Vi aftaler at tage punktet med på  ordinær generalforsamling 2019; Skal omtalen af et juniorudvalg slettes af vedtægterne?

 

Pkt. 3 Facebook side

-          Vi har besluttet at lukke den gamle Facebook side, og oprette en ny Facebook, hvor vi opretter den som side i stedet for gruppe, så vi kan slå ting op i Vilsbæks navn.

 

-          Helle Dam Andersen og Sille Lykke Jensen, står for oprettelse af ny side.

 

Pkt. 4 Rengøring

Helle K Uge: 14,26,38,50,10

Sille uge: 16,28,40,52,12

Martin Uge: 18,30,42,2

Trille uge: 20,32,44,4

Helle D Uge: 22,34,46,6

Maria Uge: 24,36,48,8

 

Pkt. 5 visning af hjemmesiden

-          Vi skal have et billede på forsiden af Vilsbæk rideklubs hjemmeside

-          Vi skal have ryddet op i fotoalbum på hjemmesiden, så der er fotoalbum for 2013, 2014 osv...

-          Stævne og aktivitet er slettet.

-          Vi skal have et billede op på hjemmesiden, af hvornår der er undervisning.

 

Pkt. 6 Årshjul

Ridelejr:

-          skal i år være fra søndag den 1/7 ( kl 8-9?) til tirsdag den 3/7 aften (hvor vi griller om aftenen sammen med børnenes familier). Dvs 2 overnatninger og 3 dage.

Tovholdere:            Maria T og Trille planlægger søndag.    

                                Helle D og Helle K planlægger mandag inkl tur ud af huset.

                                Maria I og Sille planlægger mandag.

                                Helle K finder køkkenmedhjælp samt overnatningstelt

Pris:                         vurderes når der er lavet plan for tur ud af huset – men vi stiler mod et                    max på 500 kr som de seneste år.

 

-          Vi skal have lavet et opslag på Facebook siden med at folk allerede nu skal sætte kryds i kalenderen.

 

De øvrige underpunkter under dette punkt nåede vi ikke. Disse kommer på næste dagsorden, sammen med øvrige punkter til kommende dagsorden (vedlagt dagsordenen til dette møde).

Bestyrelsesmøde 20-05-2018

Referat af bestyrelsesmøde søndag d. 20.05-2018

Fra 10.00 – 13.30

Tilstede: Maria T, Helle K, Martin, Helle D, Jacob, Trille

Fraværende: Sille

Siden sidst…

Som informeret om i ”Messenger gruppe”.

Jacob har ønsket at være aktiv suppleant og deltager derfor i vores bestyrelsesmøder.

Ridelejr:

Trille har talt med BROR i forhold til eventuelt leje af elevheste under ridelejr.

De ønsker ikke at leje deres heste ud. Der tales om, hvorvidt man skulle afholde ridelejr sammen med BROR eller evt. sammen med KMK. Der er for nuværende ikke truffet beslutning.

Vedr. økonomi:

Ole ønskede et møde i forhold til at få drøftet økonomien yderligere, efter at have modtaget regnearket.

Bestyrelsen foreslår nyt møde fredag d. 11. maj 2018. Alle bestyrelsesmedlemmerne kunne ikke deltage.

Ole ønskede derfor, at mødet blev udsat, således alle kunne deltage. Han ønskede, at vi alle skulle være tilstede, da han ville i dialog om, hvad vi vil med Vilsbæk Rideklub. Derfor blev mødet d. 11/5-2018 ikke afholdt.

Trille spørger, om der er spørgsmål til Messenger gruppen hvor Trille orienterer om, at Ole fortsat i telefonsamtale giver udtryk for, at han genkender de tal, der er gennemgået til sidste bestyrelsesmøde og efterfølgende tilsendt. Han fortæller, at han ikke forstår, hvorfor klubben skal beholde 500 kr. om måneden (til bund), 3000 kr. om året (for trække ture på Bratskov) og 2500 kr. (petanque). Han giver udtryk for, at der blot flyttes penge fra den ene konto til den anden. Ole forklares, at klubben ønsker, at økonomien til de aktiviteter, de står for, tilfalder klubben (eks. Bratskov, petanque mv.). Derudover har klubben brug for, at spare op til ny bund (de. 500 kr./måneden). Ønsket om, at klubben får midler til rådighed – således aktiviteter ikke er for ”lånte” penge vægtes højt i bestyrelsen. Vi ønsker, at skabe et grundlag for at fastholde medlemmerne og øge medlemstallet.  

Bestyrelsen er fortsat enige om, at det er vigtigt, at vi får et økonomisk råderum, således vi kan tiltrække nye medlemmer og fastholde nuværende medlemmer gennem blandt andet sociale arrangementer.

Da ændringerne er væsentlige fra nuværende kontrakt - vil vi til dette møde gennemgå et forslag til ny kontrakt – hvor ændringerne er indskrevet.

Helle K informerer om at kommunen har givet tilskud på godt 19000 kr for udgifter til ny bund i 2017. Bestyrelsen eniges om, at der nu er til indkøb af 2 nye rideskoleheste.

Punkt 1: Godkendelse af referat.

Referat godkendt.

 

Punkt 2: Gennemgang af forslag til ny kontrakt

Trille har lavet et forslag til ny kontrakt, der tages afsæt i.

Denne diskuteres punkt for punkt.

Af væsentlige ændringer er der følgende;

-          Ny pris på leje af faciliteter, rideskoleheste og forbrug (en samlet pris) – se kontrakten.

-          Vilsbæk Rideklub står for indkøb af elevheste.

-          Indskrevne forventninger til antallet af rideskoleheste.

I kontrakten en der indtænkt Oles forespørgsel fra sidste bestyrelsesmøde ang.;

-          Hvem der beslutter hvem der er undervisere.

-          Løn til underviserne.

-          Begge dele er under bilag.

Der aftales på mødet, at kontrakten gennemgås med Ole til kommende bestyrelsesmøde.

Trille skriver til Ole, at gennemgang af ”udkast til kontrakt” er på dagsordenen til kommende møde – ligesom gennemgang af mål – tiltag (jf. Oles ønske om ”hvad vil bestyrelsen med klubben”) med efterfølgende drøftelse.

Bestyrelsen tænker, at det er af afgørende betydning, at kontrakten ændres på de beskrevne væsentlige punkter. Såfremt Ole ikke ønsker, at drøfte de væsentlige punkter i form af den nye kontrakt – er det en enig bestyrelse, der indkalder til ekstraordinær generalforsamling.

Nedenstående er udkast til ny kontrakt – og med stor afsæt i den eksisterende kontrakt.

Lejekontrakt:

Paterne: Denne lejekontrakt indgås mellem:

Udlejer: Vilsbæk Ridecenter og hestepension v/Ole Iversen, Kanalvej 34, 9460 Brovst, Herefter kaldet udlejer

Og

Lejer: Vilsbæk Rideklub, Kanalvej 34, 9460 Brovst, Herefter kaldet lejer.

 

§1 Det lejede

a)       Det lejede omfatter følgende arealer:

  • Ridehus 20*60 m
  • Klublokale
  • 2 stk. toilet og bad
  • Sadelrum
  • Springmateriale
  • Udendørs ridebane 20*60 m
  • Udendørs springbane ca. 30*70 m

 

b)       Det lejede omfatter også ponyer/heste til brug i klubben:

For nuværende er der 2 ponyer (Freja, Beauty), der ejes af udlejer. 

  • Fremadrettet køber lejer ponyerne/hestene.
  • Udlejer forestår udgifterne til den almindelige drift af hestene/ponyerne (foder, dyrlæge, smed, pasning, daka mv.)
  • Klubben står for udstyr til elevheste/elevponyer.
  • Der forventes, at der minimum er 3 elevheste/ponyer i klubben.

Ved medlemstal på 30 – 40 kan udlejer forvente, at klubben har optil 4 elevheste/ponyer

Ved medlemstal på 40 – 50 kan udlejer forvente, at klubben har optil  5 elevheste/ponyer.

Ved medlemstal på 50-60 udlejer forvente, at klubben har optil  6 elevheste/ponyer.

  • Udlejer har indtægter på parter på hestene/ponyerne og beslutter hvem der er parter på ponyerne og hestene.

 

§2 Anvendelse af det lejede

a)       Det lejede skal anvendes til følgende

Holdundervisning af klubbens medlemmer – forestået af klubbens ridelærere. 

Teori og omgang med heste

Arrangementer for klubbens medlemmer (eks. ridelejr, stævner, hyggeaftner mv.).

Arrangementer for potentielle nye medlemmer af klubben (åbent hus, ring og spring, besøg af folkeskoleklasser mv.).

Arrangementer der kan bibringe klubben økonomiske midler (Eks. Trækture ved Bratskov mv.)

 

Lejer må frit benytte både nævnte arealer og heste/ponyer til ovenstående (jf. §1) og dette indgår i prisen på lejen (§ 8 og § 9).

Det lejede må ikke uden udlejers skriftlige samtykke anvendes til andet.

b)       Udlejer indestår for, at anvendelsen af det lejede til det under punkt 1 nævnte formål, ikke strider mod lokalplan eller anden offentlig planlægning og lovgivning.

c)       Lejer skal sikre, at dennes personale og andre tilknyttede personer (medlemmer mv.), der har adgang til det lejede, omgås det lejede forsvarligt.

d)       Ændringer i det lejede kræver udlejers skriftlige godkendelse. Foretager lejer ændringer i det lejede, er lejer forpligtet til ved fraflytning at reetablere det lejede, medmindre udlejer skriftligt frafalder kravet.

 

§ 3 Fremleje

a)       Lejer må ikke uden skriftlig tilladelse fra udlejer anvende det lejede til andet end det i §2 nævnte.

 

§ 4 Husorden mv.

Som lejer vil klubben overholde følgende retningslinjer;

Vilsbæk Ridecenters ordensregler (se Vilsbæk Ridecenters hjemmeside)

Vilsbæk Rideklubs regler (se Vilsbæk Rideklubs hjemmeside)

Vilsbæk Rideklubs sikkerhedsregler og værdier (Se Vilsbæk Rideklubs hjemmeside)

Vilsbæk Rideklubs vedtægter (se Vilsbæk Rideklubs hjemmeside)

 

 

§ 5 Overtagelse

a)       Det lejede overtages af lejer d. 01.09.2018

b)       Ved overtagelsen foretager parterne i fællesskab en gennemgang af det lejede.

 

§ 6 Opsigelse

a)       Udlejer kan opsige lejemålet skriftligt med mindst 6 måneders varsel til fraflytning den 1.

b)       Lejer kan opsige lejemålet skriftligt med mindst 3 måneders varsel med fraflytning den 1.

 

§ 7 Fraflytning

a)       Senest kl. 12.00 på fraflytningsdagen skal lejer være ude af det lejede og tilbagelevere det i samme stand som ved overtagelsen, medmindre andet er skriftligt aftalt med udlejer. Udlejer skal acceptere almindeligt slid og ælde, men tilkøb og forbedringer forbliver på stedet.

b)       Ved fraflytning foretages flyttesyn af parterne i fællesskab.

c)       Såfremt der ikke er øvrige udgifter for lejer i forbindelsen med tilsynet, overgår ejerskabet på rideskolehestene til udlejer uden beregning, såfremt udlejer ønsker dette.

 

§ 8 Økonomi i forbindelse med leje

a)       Lejen fastsættes og betales en gang i måneden (undervisningsekvipager d. 26. i hver måned)– bagudrettet.

b)       Udlejer får besked af lejer d. 26 i hver måned jf. antallet af undervisningsekvipager på ugebasis.

c)       Grundbeløbet på lejen er beregnet ud fra 31 undervisningsekvipager (hvor flere af rytterne kan være gengangere).

d)       Grundbeløbet er 129.000 kr./året inkl. moms, ejendomsskatter, tilslutningsafgifter, renovation, forbrug (el, vand, varme), leje af elevheste (jf. § 1b og §2), leje af faciliteter (§ 1a og §2).

e)       Der tillægges/fratrækkes 2580 kr. på årsbasis for hver undervisningsekvipager fra de 31.

 

§ 9 Forbrug

a)       Udlejer er forpligtiget til at sørge for, at centralvarmeanlæg, forsyningsledninger og andre installationer er i orden og fungerer.

b)       Udlejer betaler forbrug (jf. § 8d). I rytterstuen og på et af de to toiletter skal der være varme i månederne oktober – april.

 

§ 10 Vedligeholdelse

a)       Den daglige vedligeholdelse af ridebaner samt den udvendige vedligeholdelse af anlægget påhviler udlejer.

b)       Den indvendige vedligeholdelse af klublokale og toiletter påhviler lejer.

c)       Udgifter til fornyelse af bund i ridehuset samt udendørs baner, fordeles ligeligt mellem begge parter, med 50 % til hver.

 

§ 11 Forsikring

Udlejer betaler bygningsforsikringer.

 

§ 12 Moms

Udlejer er momsregistreret, så den aftalte pris er inkl. moms.

 

 

§ 13 Stempling

a)       Lejekontrakter indgået efter d. 01.01.2000 er fritaget for stempelafgift.

b)       Tinglysning er kun nødvendigt, hvis lejer får rettigheder, der ikke følger erhvervslejeloven.

c)       Den af parterne der ønsker kontrakten tinglyst, afholder udgifterne hertil.

 

I kontrakten indgår ligeledes aftaler mellem daglig leder og bestyrelsen – se bilag 1.

Herefter underskrifter.

Bilag til kontrakten  - aftaler mellem daglig leder og bestyrelsen 

Undervisere:

Daglig leder og bestyrelsen forsøger altid, at nå til enighed om, hvem der er undervisere i klubben.

Der forventes af underviserne, at de forestår en god og afvekslende undervisning, med fokus på den enkelte elevs potentialer. Der forventes, at de har en pædagogisk tilgang til alle elever og formår at skabe et trygt miljø for alle elever. Der forventes, at de deler opmærksomheden mellem alle rytterne på holdene og har en respektfuld tone overfor alle klubbens medlemmer og disses forældre/pårørende.

Som udgangspunkt er det underviserne der beslutter hvilket hold, de nye elever skal ride på.

Rytterne skal tages med på råd, såfremt de ønsker at skifte underviser.

Der forventes, at underviserne hjælper til ved eks. stævner og ridelejr.

Ved sidstnævnte får de løn for undervisningstimerne.

Ophør af samarbejde mellem klub og underviser vil kun finde sted, såfremt underviserne ikke lever op til bestyrelsens forventninger og vil kun finde sted efter flere dialoger med underviserne.

Ved uenighed mellem daglig leder og bestyrelsen i forhold til ophør af ansættelsesforhold, er det bestyrelsen, der har beslutningskompetencen til at afslutte samarbejdet med underviserne.

Lønnen justeres med 2 procent pr. år.

 

Punkt 3: Mål og tiltag for Vilsbæk Rideklub – hvad ønsker vi med klubben

Bestyrelsen har følgende mål og ønsker for klubben.

Dette er et udgangspunkt og der vil komme flere konkrete tiltag jf. vores mål med klubben.

Mål for Vilsbæk Rideklub

ü  At være en klub med et stærkt fællesskab på tværs af køn, alder og niveau. 

ü  At være synlig i nærområdet, således Vilsbæk Rideklub bliver det naturlige valg i 9460 området.

ü  At fastholde nuværende medlemmer.

ü  At øge medlemstallet til ca. 50 medlemmer.

Tiltag for at nå frem til målene

Sociale arrangementer

Eks. strandture, ”spis sammen”, filmaftner, islænderridning,

Fårup sommerland, hingstekåring i Herning mv.  

Årlig ridelejr – primært for alle klubbens medlemmer.

Temadage i stalden

Eks. ”lær om hesten”, ”lær at sadle op”, ”lær at flette”,

”lær at holde udstyr”.

Skabe synlighed udadtil.

-          Bruge de sociale medier ved aktiviteter på VBRK

-          Konkurrencer ”vind en gratis ridetime”.

-          Konkurrencer ”Vind en gratis ridetime for dig og din klasse”

-          Deltage ved arrangementer på Bratskov og andre lokale steder.

-          Plakater/konkurrencer på skolerne.

-          Aftaler med de omkringlæggende skoler/SFOer om årligt besøg.

Åbent hus arrangementer

Eks. prøveture for potentielle nye ryttere, ”ring og spring”.

Ridekursus

Eks. ved Michelle Lynghold.

Stævner

-          1 årligt sponsorstævne (efterår)

-          1 årligt julestævne (december)

-          1 årligt fastelavnsstævne (februar)

-          1 årligt træningsstævne (sommer)

Arbejdslørdag en gang årligt m/efterfølgende grill

Køb af 2 elevheste

Den ene skal være til de mere øvede ryttere, samt understøtte at elevhestene får parter.

Andre mulige tiltag

Ringridning.

 

Referent: Trille Poulsen  

Næste bestyrelsesmøde 07.06.2018

 

 

Bestyrelsesmøde 30-04-2018

Referat af bestyrelsesmøde d. 30. april 2018

Fra 18.30 – 22.00

Tilstede: Sille, Maria T, Helle K, Martin, Helle D, Trille

Sidst på mødet deltog Ole I og Maria I.

 

Siden sidst…

Diva er fortsat halt, klubben er stadig udfordret af, at vi kun har 2 elevheste.  Maria T, Trille og Ole har kigget på flere heste. Det er svært at finde en egnet hest for de knap 11.000 kr fra sponsorstævnet. Helle K har lavet et revideret budget for 2018. (se bilag 1). Det viser et forventet overskud på ca 6000 kr ved årsskiftet. 17/4 besluttes det derfor at øge beløbet til ca 15000 kr til indkøb af hest.

 Som skrevet i ”Messenger gruppen” har Ole ønsket, at vi udsatte indkøb af elevhest indtil vi havde afklaret de økonomiske forpligtigelser til hestene.

Trille har været i kontakt med Maria I og Maria T for at få omrokeret på nogle af elevholdene, således underviserne er sikre på, at de kan gennemføre deres undervisning med de heste der er til rådighed (indtil vi har en elevhest mere). Underviserne har fået lov til at låne Karizma og Simba for at få undervisningen til at hænge sammen. Der er sendt brev ud til elevernes forældre, hvori vi forklarer årsagen til omrokering og takker for forståelse for de udfordringer vi står i pt.                                                                                                     Vi håber snarest at få købt ny elevhest.

Vi tænker at det bliver svært at afholde ridelejr med kun to rideskoleheste. Det bliver svært at gennemføre uden køb af ny hest. Vi har drøftet muligheden for, at flytte ride-lejren til efter sommerferien.  Vi syntes det er ærgerligt hvis vi ikke kan holde ridelejr.

 

Punkt 1: Godkendelse af referat fra sidste møde.

Godkendt.

Punkt 2: Gennemgang af nuværende økonomiske situation – kun bestyrelsen.

a)       Trille har lavet et regneark (bilag 2) med tal fra sidste regnskabsår og dette års budget.(se bilag 3). Dette er lavet efter møde med Helle K – der har fremlagt de forskellige tal fra sidste års regnskab og budget 2018.

Som det fremgik af regnearket – kan Vilsbæk Rideklub med nuværende antal medlemmer ikke betale 120.000 kr. til leje af faciliteterne, 15.000 kr. til forbrug, samt 45.000 kr. til leje af elevhestene til Ole.

Ole har de seneste år IKKE  fået de 45.000 kr. for leje af rideskolehestene, da Vilsbæk Rideklub ikke har haft de økonomiske ressourcer til dette.

Vilsbæk Rideklub ønsker, at få sammensat en økonomisk ramme, hvor størstedelen af overskuddet på driften af Rideklubben tilgår Ole (Sponsorater, tilskud og overskuddet fra undervisningen, fratrukket de faste udgifter). Vilsbæk Rideklub ønsker, at tilbageholde 500 kr. om måneden til uforudsete udgifter – eks. ny bund mv.). Tallene er beregnet ud fra 3 elever pr. hold.

Vilsbæk Rideklub har et ønske om, at klubbens grundbetaling bliver på 129.000 kr. på årsbasis – alt inkl.

Denne betaling er udregnet på 31 ekvipager om ugen (hvor flere ryttere kan ride flere gange om ugen – men tæller i så fald for 2 eller 3 ekvipager). Såfremt klubben får flere medlemmer – vil Oles indtægt stige med 2580 kr. om året pr. ekvipage. Derfor vil Oles indkomst stige/falde i takt med, at klubben får flere eller færre medlemmer. Bestyrelsen ønsker, at der skal komme flere medlemmer.

Vilsbæk Rideklub ønsker fremadrettet af betale for køb af elevheste – mens de faste udgifter på elevhestene varetages af Ole.

Bestyrelsen ønsker overordnet set, at have et økonomisk råderum – således, at bestyrelsen har råderet over de penge som klubben kan tjene ved aktiviteter (stævner, ridelejr, trække ture ved Bratskov mv.). Med nuværende økonomiske ramme er bestyrelsen af den overbevisning, at bestyrelsen ”handler for lånte penge” hvis de ønsker, at lave aktiviteter der koster penge, da lejen til elevhestene ikke er betalt.

b)      Regneark – forslag til ny økonomisk ramme – Ole og Maria I deltager

Den nye model for udregning af den samlede leje blev gennemgået med Ole og Maria I , samt ovenstående betragtninger.

Ole spørger ind undervejs og giver udtryk for, at der ikke er overraskende nye tal i dette oplæg. Dog giver han udtryk for, at det er uambitiøst.

Ole giver udtryk for, at han er bekymret for fortsat, at stå med de usikre kort (dyrlæge mv. på rideskolehestene). Dette kan være/har været en dyr post. Han forslår, at det er klubben der står for alt i forhold til elevhestene.

Der aftales, at Ole får tilsendt regnearket og vender tilbage til formanden.

 

                             Punkt 3: Eventuelt.

Ved afslutningen af mødet ønsker Ole, at vi fremadrettet skal drøfte følgende;

a)       Hvem beslutter hvem der underviser på Vilsbæk Rideklub – er det Ole eller bestyrelsen?

b)      Ole giver udtryk for, at han tænker, at underviserne bør have mere i løn.

 

Referent: Trille Poulsen

Næste mødedato:  7/6

Bestyrelsesmøde 27-05-2018

 

Referat af bestyrelsesmøde søndag d. 27.05-2018

Fra 20.00 – 23.00

Tilstede: Helle K, Martin, Helle D, Sille, Trille

Fraværende: Jacob

Formålet med mødet:

På baggrund af Oles samtale med Trille fredag d. 25/5-2018, hvor Ole klart melder ud, at han ikke ønsker at tale om kontrakten for nuværende - indkaldes til ekstra bestyrelsesmøde.  

Formålet med mødet er, at få afklaret hvad vi som bestyrelsen gør fremadrettet – ønsker vi fortsat, at indkalde til ekstraordinær generalforsamling.

0)      Godkendelse af vores referat fra sidste møde

Godkendt.

1)      Siden sidst…  

Maria T har ønsket at fratræde som aktiv suppleant i bestyrelsen på Vilsbæk Rideklub.

 

Information:

Ole har adspurgt Trille om at mødes fredag d. 25/5-2018 hos Ole.

Der vendes forskellige udfordringer, hvor Ole er ked af, at han ikke har været en del af processen med udarbejdelse af kontrakten mv. Blandt andet på baggrund af dette siger Ole, at han ikke ønsker, at forhandle kontrakt for nuværende. Trille informerer Ole om, at bestyrelsen formodentligt vil indstille til ekstraordinær generalforsamling, da forhandlingen af kontrakten er et kardinalpunkt for bestyrelsen. Ole fastholder, at han for nuværende ikke ønsker at forhandle kontrakt – men gerne vil mødes med os for at tale om, hvad vi vil med klubben.

 

2)      Drøftelse af nuværende situation og fremtid

Den nuværende situation drøftes.

En samlet bestyrelse beslutter, at Trille ringer til Ole mandag og siger, at ”Bestyrelsen vil gerne mødes med dig d. 7/6 – 2018 ang. kontrakten. Er du sikker på, at du ikke vil mødes med os?”.

Hvis Ole fastholder, at han for nuværende ikke ønsker at forhandle kontrakt - indkaldes til ekstraordinært generalforsamling d. 07.06.2018 kl.19.00.

 

Trille og Helle laver udkast til dagsorden og lille skrivelse om bevægegrundende for indkaldelsen.

Følgende medlemmer ønsker ikke at opstille;

  • Trille Poulsen, formand
  • Helle Dam Andersen, næstformand
  • Helle Korsbæk, Kasser
  • Martin Mosgård, medlem
  • Jacob Hendriksen, aktiv suppleant

 

Følgende ønsker at genopstille;

  • Sille Lykke Jensen, medlem.
  • Maria Thimm, ikke aktiv suppleant.

 

Referent: Trille Poulsen

Bestyrelsesmøde 28-05-2018

 

Referat af bestyrelsesmøde søndag d. 28.05-2018

Fra 19.00 – 21.00

Tilstede: Helle K, Trille

 

Formålet med mødet:

At få skabt en dagsorden til ekstraordinær generalforsamling

At få udarbejdet en tillægsskrivelse med begrundelse for indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling.

Få begge afstemt med den øvrige bestyrelse.

Få begge publiceret på hjemmesiden og Facebook.

 

Siden sidst…  

Ole ønskede fortsat ikke at mødes med os med formålet at drøfte kontrakten.

Udarbejdelse af dagsorden:

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i Vilsbæk Rideklub

Dato: Torsdag d. 7. juni 2018 kl. 19.00

Sted: Kanalvej 34, 9460 Brovst

 

Dagsorden

  1. Valg af referent
  2. Valg af dirigent
  3. Orientering om situationen
  4. Valg af nye bestyrelsesmedlemmer

På valg er:

Trille Poulsen formand – ønsker ikke genvalg

Helle Dam Andersen næstformand – ønsker ikke genvalg

Helle Korsbæk kasser – ønsker ikke genvalg

Sille Lykke Jensen sekretær – ønsker genvalg.

Martin Mosgaard medlem – ønsker ikke genvalg

Suppleanter:

Jacob Hendriksen aktiv suppleant – ønsker ikke genvalg

Maria Thimm suppleant – ønsker genvalg

 

  1. Eventuelt.

 

Foreningen er vært ved kaffe og brød.

 

Venlig hilsen

Bestyrelsen

 

3. Udarbejdelse af brev til medlemmerne:

Kære medlemmer af Vilsbæk Rideklub

 

Den 12. marts 2018 var der ordinær generalforsamling på Vilsbæk Rideklub hvor vi som bestyrelse efterfølgende konstituerede os.

Regnskabsår 2017 var kun akkurat et positivt regnskabsår. Dette på trods af, at klubben efter aftale med udlejer, ikke har betalt alle regninger i regnskabsåret (leje af rideskoleheste).

De seneste 4 år har klubben ikke formået at betale for leje af rideskolehestene og udlejer har været forstående overfor dette og derfor ikke sendt regninger herpå. Klubben har kun akkurat balanceret i disse år. Der er lavet udkast til ny økonomisk ramme baseret på beregninger på det foregående regnskabsår, budget for nuværende regnskabsår og revideret budget for nuværende regnskabsår. Vi kan se, at nuværende regnskabsår heller ikke kommer til at balancere, såfremt lejen af rideskolehestene skal betales. 

 

Som ny bestyrelse er vi motiveret til at få skabt en klub med flere medlemmer og aktiviteter der fastholder nuværende medlemmer. For at lykkedes med dette, ser vi det som afgørende, at der i klubben er et økonomisk råderum. Dette råderum ønsker bestyrelsen skabt gennem aktiviteter i klubben.

Den nye bestyrelse har grundet ovenstående valgt at kigge på nuværende lejekontrakt og lavet et udkast til udlejer med få men væsentlige ændringer. Der har været uenighed mellem bestyrelsen og udlejer i forhold til processen omkring kontraktens tilblivelse. Udlejer ønsker for nuværende ikke at forhandle kontrakt med den nuværende bestyrelse.

Største parten af den nuværende bestyrelse ønsker ikke at drive klub under nuværende forhold.

Derfor er der indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. 

 Venlig hilsen

Bestyrelsen

 

4. Godkendelse af begge ved bestyrelsen

Skrivelsen er mailet til den øvrige bestyrelse og godkendt til afsendelse og publicering.

 

 

 

Referent: Trille Poulsen